Abteilungsassistenz (m/w/d) für unsere Abteilung Technische Bestandsbewirtschaftung

Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Abteilungsassistenz (m/w/d) für unsere Abteilung Technische Bestandsbewirtschaftung. Sie unterstützen die Abteilungsleitung sowie die Teamleitungen innerhalb der Organisationsstruktur. Dabei zeichnen Sie sich durch professionelle Erledigung aller anfallenden Verwaltungs- und Bürotätigkeiten aus, die sowohl im Back-Office-Bereich als auch in fachspezifischen Themenbereichen anfallen.

Ihr Aufgabenbereich

Die Bearbeitung des Tagesgeschäfts zur Entlastung der Abteilungsleitung und der Teamleitungen:

  • Integration und Pflege der Datenbank zur technischen Ausstattung des Gebäudebestandes als Grundlage des technischen Controllings der Bereiche Instandhaltung, Instandsetzung, Gebäudetechnik und Strategieentwicklung
  • Auswertung von Berichten unter Einbeziehung von vorgegebenen Kennzahlen für die Abteilungs- und Teamleitungen
  • Allgemeine Arbeiten im Büromanagement (Postbearbeitung, Büromaterialbeschaffung, Organisation bzw. Raumvorbereitung von Besprechungen. Bearbeitung, Ablage und kontinuierliche Pflege der Ordnerstruktur)
  • Vor- und Nachbereitung von Besprechungsterminen bzw. Teilnahme an Besprechungen, Führen von Protokollen sowie die Erstellung von Präsentationsunterlagen
  • Organisatorische Unterstützung der Abteilungsleitung und der Teamleitungen
  • Unterstützung bei der Erledigung der Korrespondenz einschl. Recherchen und Erstellen bzw. dem Koordinieren von Entscheidungsvorlagen und Stellungnahmen
  • Integration von Daten und Unterlagen im Zuge der Übergabe von Neubau- und Modernisierungsprojekten sowie Einbindung in die zur Verfügung stehenden Systeme der Technischen Bestandsbewirtschaftung
  • Integration und Pflege von Daten im Rahmen das Wartungsmanagements
  • Unterstützung bei Rechnungsbearbeitung-, Prüfung und entsprechendem Schriftverkehr wie beispielsweise Mieteranschreiben, Klärung von Rechnungsdifferenzen etc.
  • Unterstützung bei der Einholung und Prüfung von Angeboten, Vorbereitung von Aufträgen, organisatorische Unterstützung des Rechnungslaufs und der Auftragsverwaltung in SAP

Ihre Qualifikationen

  • Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit Weiterbildung zum Fachwirt für Büro- und Projektorganisation (m/w/d) oder vergleichbare Qualifikation
  • Berufserfahrung im Bereich Bau-/Immobilienwesen
  • Kundenorientierung, Organisationsvermögen, Teamfähigkeit, Entscheidungsfähigkeit
  • Gute IT-Anwenderkenntnisse (SAP, MS-Office)

Was wir bieten

  • Bezahlung und Sozialleistungen nach dem Tarifvertrag des öffentlichenDienstes
  • München-Zulage
  • Zuschuss zum Jobticket der MVG München
  • gute Work-Life-Balance
  • familienfreundliche Arbeitszeiten durch flexible Arbeitszeitregelung
  • gute Fortbildungsmöglichkeiten
  • europäisches Austauschprogramm über unser Partnernetzwerk EURHONET
  • Unterstützung bei der Erlangung von Zusatzqualifikationen
  • Gesundheitsmanagement

Kontakt

Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen senden Sie bitte unter Angabe Ihrer Gehaltsvorstellungen per E-­Mail als Pdf­Datei an: gwg-bewerbermanagement@gwg-muenchen.de

Hinweis

Die GWG München fördert aktiv die Gleichstellung aller Beschäftigten (m/w/d). Wir begrüßen deshalb Bewerbungen unabhäng von deren kultureller und sozialer Herkunft, Alter, Religion, Weltanschauung, Behinderung oder sexueller Identität. Schwerbehinderte Bewerber (m/w/d) werden bei gleicher Eignung unter Berücksichtigung aller Umstände des Einzelfalls bevorzugt.

Datenschutz

Zertifikate und Auszeichnungen

  • Zertifikat seit 2016 berufundfamilie
  • Machtift - Gesunder ARbeitgeber 2020