Assistent*in (m/w/d) für unsere Abteilung Zentrale Vergabe/Vertragswesen

Sie verstärken den Assistenzbereich der Abteilung und unterstützen und entlasten durch Ihre professionelle Herangehensweise in administrativen als auch in fachlichen Bereichen die Kolleg*innen im Vergabe- und Vertragsmanagement.

Ihr Aufgabenbereich

  • Anlegen von Aufträgen in SAP und Koordination der internen Freigaben/Unterschriften
  • Anlegen von Rechnungen im elektronischen Rechnungsworkflow
  • Einholung von Wettbewerbsregisterauszügen von zu beauftragenden Firmen
  • Durchführung von administrativen Tätigkeiten in der Vergabeplattform:
    Angebotsöffnungen, Hochladen von Unterlagen, Auftragserteilung
  • Selbständige Planung, Durchführung, Koordination und Kontrolle administrativer Vorgänge im Rahmen der Assistenztätigkeiten unter Berücksichtigung von Zielen und Terminen und unter Wahrung von Vertraulichkeit
  • Bearbeitung des Post-ein- und ausgangs, des E-Mail-Postfachs und eingehender Telefonate unter Berücksichtigung der Prioritäten
  • Eigenständige Zusammenstellung und Aufbereitung von Unterlagen für Termine
  • Themenzentrierte Kommunikation mit den Organisationseinheiten innerhalb der GWG München
  • Erledigung ausgewählter Korrespondenz mit Firmen
  • Organisation und Betreuung von Sitzungen und Veranstaltungen
  • Empfang und Betreuung von Besucher*innen und Gästen
  • Entwicklungsmöglichkeit zur selbständigen Durchführung kleinerer Vergabeverfahren

Ihre Qualifikationen

  • Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit Weiterbildung Fachwirt*in im Bereich Büro- und Projektorganisation oder vergleichbare Qualifikation
  • Einschlägige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position von Vorteil
  • Kundenorientierung, Organisationsvermögen, Teamfähigkeit, Entscheidungsfähigkeit
  • Sehr gute Anwendungskenntnisse in MS-Office sowie gute in SAP
  • professionelles und sicheres Auftreten, ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit
  • hohe Service- und Kundenorientierung, Loyalität und Diskretion

Was wir bieten

  • Bezahlung und Sozialleistungen nach dem Tarifvertrag des öffentlichen Dienstes
  • München-Zulage
  • Zuschuss zum Jobticket der MVG München
  • gute Work-Life-Balance
  • familienfreundliche Arbeitszeiten durch flexible Arbeitszeitregelung
  • gute Fortbildungsmöglichkeiten
  • europäisches Austauschprogramm über unser Partnernetzwerk EURHONET
  • Unterstützung bei der Erlangung von Zusatzqualifikationen
  • Gesundheitsmanagement

Kontakt

Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen senden Sie bitte unter Angabe Ihrer Gehaltsvorstellungen per E-­Mail als Pdf­Datei an: gwg-bewerbermanagement@gwg-muenchen.de

Hinweis

Die GWG München fördert aktiv die Gleichstellung aller Beschäftigten (m/w/d). Wir begrüßen deshalb Bewerbungen unabhäng von deren kultureller und sozialer Herkunft, Alter, Religion, Weltanschauung, Behinderung oder sexueller Identität. Schwerbehinderte Bewerber (m/w/d) werden bei gleicher Eignung unter Berücksichtigung aller Umstände des Einzelfalls bevorzugt.

Datenschutz

Zertifikate und Auszeichnungen

  • Zertifikat seit 2016 berufundfamilie
  • Machtift - Gesunder ARbeitgeber 2020