Sie verstärken den Assistenzbereich der Abteilung und unterstützen und entlasten durch Ihre professionelle Herangehensweise in administrativen als auch in fachlichen Bereichen die Kolleg*innen im Vergabe- und Vertragsmanagement.
Ihr Aufgabenbereich
- Anlegen von Aufträgen in SAP und Koordination der internen Freigaben/Unterschriften
- Anlegen von Rechnungen im elektronischen Rechnungsworkflow
- Einholung von Wettbewerbsregisterauszügen von zu beauftragenden Firmen
- Durchführung von administrativen Tätigkeiten in der Vergabeplattform:
Angebotsöffnungen, Hochladen von Unterlagen, Auftragserteilung - Selbständige Planung, Durchführung, Koordination und Kontrolle administrativer Vorgänge im Rahmen der Assistenztätigkeiten unter Berücksichtigung von Zielen und Terminen und unter Wahrung von Vertraulichkeit
- Bearbeitung des Post-ein- und ausgangs, des E-Mail-Postfachs und eingehender Telefonate unter Berücksichtigung der Prioritäten
- Eigenständige Zusammenstellung und Aufbereitung von Unterlagen für Termine
- Themenzentrierte Kommunikation mit den Organisationseinheiten innerhalb der GWG München
- Erledigung ausgewählter Korrespondenz mit Firmen
- Organisation und Betreuung von Sitzungen und Veranstaltungen
- Empfang und Betreuung von Besucher*innen und Gästen
- Entwicklungsmöglichkeit zur selbständigen Durchführung kleinerer Vergabeverfahren
Ihre Qualifikationen
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit Weiterbildung Fachwirt*in im Bereich Büro- und Projektorganisation oder vergleichbare Qualifikation
- Einschlägige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position von Vorteil
- Kundenorientierung, Organisationsvermögen, Teamfähigkeit, Entscheidungsfähigkeit
- Sehr gute Anwendungskenntnisse in MS-Office sowie gute in SAP
- professionelles und sicheres Auftreten, ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit
- hohe Service- und Kundenorientierung, Loyalität und Diskretion
Was wir bieten
- Bezahlung und Sozialleistungen nach dem Tarifvertrag des öffentlichen Dienstes
- München-Zulage
- Zuschuss zum Jobticket der MVG München
- gute Work-Life-Balance
- familienfreundliche Arbeitszeiten durch flexible Arbeitszeitregelung
- gute Fortbildungsmöglichkeiten
- europäisches Austauschprogramm über unser Partnernetzwerk EURHONET
- Unterstützung bei der Erlangung von Zusatzqualifikationen
- Gesundheitsmanagement
Kontakt
Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen senden Sie bitte unter Angabe Ihrer Gehaltsvorstellungen per E-Mail als PdfDatei an: gwg-bewerbermanagement@gwg-muenchen.de
Hinweis
Die GWG München fördert aktiv die Gleichstellung aller Beschäftigten (m/w/d). Wir begrüßen deshalb Bewerbungen unabhäng von deren kultureller und sozialer Herkunft, Alter, Religion, Weltanschauung, Behinderung oder sexueller Identität. Schwerbehinderte Bewerber (m/w/d) werden bei gleicher Eignung unter Berücksichtigung aller Umstände des Einzelfalls bevorzugt.
