Assistent oder Assistentin (m/w/d) für das Büro der Geschäftsführung

Die GWG München sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt einen Assistenten oder eine Assistentin für das Büro der Geschäftsführung. Sie verstärken den Assistenzbereich der Geschäftsführung und unterstützen und entlasten durch Ihre professionelle Herangehensweise in administrativen als auch in fachlich zugeordneten Bereichen.

Ihr Aufgabenbereich

Unterstützung und Entlastung der Geschäftsführung

  • AufzählungstePlanung, Durchführung, Koordination und Kontrolle administrativer Vorgänge im Rahmen der Assistenztätigkeiten nach Auftrag, Zielsetzung und Terminstellung unter Wahrung der Bestimmungen zur Vertraulichkeit 
    (Aufbereitung der Korrespondenz nach Dringlichkeit sowie inhaltlicher und wirtschaftlicher Relevanz, Bearbeitung des Postein- und ausgangs, E-Mail-Postfach und eingehende Telefonate unter Berücksichtigung der Prioritäten)
  • Themenzentrierte Kommunikation mit den Abteilungen innerhalb der GWG
  • Sachverhalte/Informationen/Themen für die Geschäftsführung recherchieren sowie bedarfsgerecht und entscheidungsorientiert aufarbeiten, Zusammenstellung und Aufbereitung von Unterlagen für Termine
  • Koordination und Verfolgung von Terminen sowie Verantwortung für deren Einhaltung
  • Erledigung von ausgewählter Korrespondenz , einschl. Recherchen, Erstellen von Entscheidungsvorschlägen bzw. Antwortschreiben und Präsentationsunterlagen
  • Inhaltliche Unterstützung bei der Gremienarbeit für die Geschäftsführung (Recherche, Strukturierung, entscheidungsorientiertes Aufbereiten) sowie Kommunikation mit hochrangigen Vertretern
  • Organisation und Betreuung von Sitzungen und Veranstaltungen, inkl. Protokollführung
  • Organisation und Planung von Dienstreisen
  • Unterstützung und Entlastung der Referenten/Referentinnen
  • Unterstützung bei der Erledigung der Korrespondenz
  • Bearbeitung, Ablage sowie Pflege der Ordnerstruktur hinsichtlich städtischer, politischer und sonstiger Anfragen
  • Koordination und Verfolgung von Terminen sowie Verantwortung für deren Einhaltung

Ihre Qualifikationen

  • abgeschlossene Hochschulbildung (Fachrichtung Betriebswirtschaft) oder vergleichbare Qualifikation
  • einschlägige Berufserfahrung in der Immobilienbranche
  • sehr gute IT-Kenntnisse (MS-Office)
  • professionelles und sicheres Auftreten, ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit verbunden mit hohem Maß an Diskretion und Loyalität
  • hohe Belastbarkeit und Flexibilität
  • fundierte Englischkenntnisse

Was wir bieten

  • Bezahlung und Sozialleistungen nach dem Tarifvertrag des öffentlichenDienstes
  • München-Zulage
  • Zuschuss zum Jobticket der MVG München
  • gute Work-Life-Balance
  • familienfreundliche Arbeitszeiten durch flexible Arbeitszeitregelung
  • gute Fortbildungsmöglichkeiten
  • europäisches Austauschprogramm über unser Partnernetzwerk EURHONET
  • Unterstützung bei der Erlangung von Zusatzqualifikationen
  • Gesundheitsmanagement

Kontakt

Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen senden Sie bitte unter Angabe Ihrer Gehaltsvorstellungen per E-­Mail als Pdf­Datei an: gwg-bewerbermanagement@gwg-muenchen.de

Hinweis

Die GWG München fördert aktiv die Gleichstellung aller Beschäftigten (m/w/d). Wir begrüßen deshalb Bewerbungen unabhäng von deren kultureller und sozialer Herkunft, Alter, Religion, Weltanschauung, Behinderung oder sexueller Identität. Schwerbehinderte Bewerber (m/w/d) werden bei gleicher Eignung unter Berücksichtigung aller Umstände des Einzelfalls bevorzugt.

Datenschutz

Zertifikate und Auszeichnungen

  • Zertifikat seit 2016 berufundfamilie
  • Machtift - Gesunder ARbeitgeber 2020